Vyúčtování příspěvku
- Příspěvky fondu musí být využity hospodárně a úsporně, a to pouze na krytí nákladů souvisejících s projektem a v souladu s podmínkami stanovenými Smlouvou o poskytnutí příspěvku.
- Níže uvedené pokyny k vyúčtování příspěvku jsou součástí Smlouvy a jako takové jsou závazné pro všechny účastníky projektu.
- Doporučujeme podívat se na podobu on-line formuláře pro vyúčtování předem, abyste získali představu, co a jak budete v průběhu a po skončení projektu dokládat. Vyúčtování je dobré zpracovávat průběžně.
- Směnný kurz: Pokud je potřeba při vyúčtování přepočítat eura na koruny a naopak, použije se kurz dne, kdy byla transakce (platba, nákup měny) provedena a k vyúčtování se přiloží doklad o použitém kurzu.
Výdaje projektu a jejich dokládání
- Struktura vyúčtovaných výdajů musí odpovídat struktuře nákladů uvedených ve Smlouvě o poskytnutí příspěvku. Všechny doklady a příslušné výpisy z účtu je třeba očíslovat.
- Předkládáte-li doklady elektronicky (nahráním do on-line formuláře), budou očíslovány automaticky. U vyúčtování, která budou celá zpracována „na papíře“ (pomocí formuláře Excel), očíslujte doklady číselnou řadou začínající číslem 1 (tzn. 1, 2, 3…) v pořadí, jak jsou uvedeny v tabulce “Vyúčtované výdaje”.
- U hromadných akcí je potřeba přiložit jmenný seznam účastníků. Pokud je počet účastníků výrazně nižší než počet uvedený v žádosti (nebo je výrazně změněn poměr českých a německých účastníků), je třeba po dohodě s pracovníkem sekretariátu upravit rozpočet a snížit čerpání příspěvku.
- Veškeré výdaje je nutné doložit kopií prvotního dokladu (faktura, paragon, stvrzenka, atd.) a zároveň dokladem svědčícím o uhrazení tohoto závazku (výpis z bankovního účtu při platbě převodem, výdajový pokladní doklad při platbě v hotovosti).
Faktury došlé
Výdaje, které jsou organizaci fakturovány, je nutné doložit kopií faktury došlé a zároveň uhrazením tohoto závazku. Úhrada může být provedena bankovním převodem – pak je nutné doložit kopii výpisu z bankovního účtu s označením dokládané částky, nebo v hotovosti – pak je nutné doložit kopii výdajového pokladního dokladu organizace. Pokud byla na fakturovanou činnost uzavřena smlouva, je nutné doložit kopii této smlouvy.
Pokladní doklady
Výdaje plynoucí z nákupů v hotovosti je nutné doložit paragony, stvrzenkami, vstupenkami, atd. Subjekty, které mají povinnost vést účetnictví, doloží k těmto dokladům i výdajové pokladní doklady.
Honoráře
Honoráře (např. autorské a umělecké honoráře, honoráře za tlumočení) je nutné doložit smlouvou a dokladem o úhradě honoráře – výpisem z bankovního účtu nebo výdajovým pokladním dokladem organizace.
Fyzická osoba, která je příjemcem příspěvku, doloží svůj honorář čestným prohlášením, ve kterém uvede dobu vzniku díla resp. dobu poskytování služby, a přiloží přehled vykonaných činností s počtem odpracovaných hodin s hodinovou sazbou a termínem konání.
Cestovní výdaje
Obecné podmínky hrazení cestovních výdajů:
- Cestovní výdaje mohou být hrazeny pouze v případě cest, které byly nutně uskutečněny kvůli dosažení cíle projektu.
- Náhrady cestovních výdajů se vypočítávají dle příslušné legislativy platné v dané zemi (Zákoník práce v ČR a Bundesreiskostengesetz v SRN). Součástí cestovného může být stravné, ne však kapesné.
- Při cestách je třeba přednostně využívat veřejnou hromadnou dopravu (vlak 2. třídy, autobus, městská hromadná doprava). Vybraný dopravní prostředek musí odpovídat charakteru projektu a při jeho použití musí být zohledněny nejvýhodnější cenové nabídky.
Použití osobního automobilu je možné jen v odůvodněných případech, především když:- cíl cesty leží mimo trasy veřejné hromadné dopravy;
- je přepravováno těžké zavazadlo;
- je to vzhledem ke spolujízdě levnější než veřejná hromadná doprava.
- Použití letadla je nutné předem konzultovat se sekretariátem Fondu budoucnosti a je možné jen v odůvodněných případech – za předpokladu úspory finančních prostředků.
Jak doložit cestovní výdaje
Organizace
- Cestovní výdaje se dokládají cestovním příkazem organizace.
- Z příspěvku Fondu budoucnosti lze hradit cestovní výdaje dle interních směrnic žadatele až do výše stanovené zákonem.Z cestovního příkazu musí být zřejmé:
- kdo byl na služební cestě
- za jakým účelem
- v případě cesty osobním automobilem: kolik kilometrů ujel, způsob výpočtu náhrady (přiložte kopii technického průkazu vozidla)
- v případě cesty prostředkem hromadné dopravy: kopie prvotních dokladů (jízdenek), na základě nichž jsou náhrady hrazeny.
- U hromadných cestovních výdajů je třeba doložit také jmenný seznam účastníků cesty.
- Součástí vyúčtování cestovních nákladů musí být vždy doklad o úhradě – výpis z účtu nebo výdajový pokladní doklad.
Fyzické osoby
Fyzické osoby doloží výdaje za jízdné dokladem (např. jízdenka, letenka, nákup PHM) a připojí informaci o tom, kdo byl na cestě, odkud kam jel, jakým vozidlem a za jakým účelem.
Mzdové výdaje
- Mzdové výdaje zaměstnanců na hlavní pracovní poměr je nutné dokládat sestavou ze mzdového modulu, ze kterého bude zřejmé jméno pracovníka, jehož mzda je součástí vyúčtování projektu a částka, která je součástí vyúčtování.
- Přiložte rovněž přehled, ze kterého bude zřejmé, jakým způsobem se na projektu podílel a kolik hodin touto prací strávil, a doklad o úhradě pracovníkovi..
- U pracovníků, kteří jsou zaměstnáni na základě Dohody o pracovní činnosti nebo Dohody o provedení práce, je nutné doložit kopii této smlouvy a doklad o úhradě.
Ubytování a stravování, pokud ho poskytuje žadatel
- Je nutné předložit interní rozpis nákladů s uvedením názvu a termínu akce, počtu dnů a osob a ceny za osobu.
Příjmy projektu a jejich dokládání
Účastnické poplatky
- Příjmy z účastnických poplatků je třeba doložit. Vedle skutečného celkového počtu účastníků musí být uvedena konkrétní výše poplatku na účastníka. Příjmy z účastnických poplatků musejí být 100% použity na výdaje na projekt.
Doložení nepeněžních vkladů
- Příjemce příspěvku musí doložit výši nepeněžního vkladu transparentním výpočtem na základě obvyklých cen.
Věcné dary
- Věcné dary je nutné doložit smlouvou a potvrzením o přijetí daru.
Použití části příspěvku Fondu budoucnosti jinou organizací
- Pokud žadatel plánuje pověřit praktickou realizací části projektu jinou organizaci, je povinen tento záměr v souladu se Smlouvou předem konzultovat s Fondem budoucnosti (netýká se výměnných pobytů škol).
- Jednou z podmínek pro tento postup je uzavření smlouvy mezi příjemcem příspěvku a danou organizací, ve které bude specifikována role obou subjektů (předmět spolupráce, výše částky, která bude převedena na konto spolupracující organizace, termín realizace). Žadatel je povinen zajistit, aby spolupracující organizace doložila využití části příspěvku dle Pokynů. Celkové vyúčtování příspěvku předkládá jeho příjemce a je za něj zodpovědný dle Smlouvy.
Vrácení nevyužité části příspěvku
- Příspěvek Fondu může být použit pouze na výdaje uvedené ve smlouvě.
- Podíl Fondu na celkových výdajích na projekt nesmí překročit 50%. Pouze u projektů schválených jako Téma roku nebo speciálních programů vyhlášených Fondem může podíl Fondu činit až 70%.
- Pokud jsou skutečné celkové výdaje na projekt nižší než plánované a podíl Fondu by překročil povolené procento, musí žadatel rozdíl vrátit na účet Fondu. Stejně tak je nutné vrátit nevyčerpané finanční prostředky, a to nejpozději do 14 dnů od sdělení požadavku na vrácení Fondem.
- Příslušná částka se převádí na níže uvedené číslo účtu, přičemž jako variabilní symbol se uvádí číslo projektu.
Název banky: UnicreditBank, Revoluční 7, Praha 1, ČR
Číslo účtu: 513 169 004 / 2700 (platby v Kč)
IBAN: CZ68 2700 0000 000 513 169 020
SWIFT CODE – BIC: BACXCZPP (platby v €) - Fond může ve výjimečných případech písemně povolit dočerpání finančního zůstatku poskytnutých prostředků pro další účely podpořeného projektu.
- V případě, že nedojde k realizaci projektu, musí být poskytnutý příspěvek vrácen v plné výši. U částek do 250 Kč nebo 10 € může být po projednání se sekretariátem platba prominuta.
